SURAT DINAS

¨SURAT DINAS/SURAT RESMI

1.Pengertian

  Surat dinas atau surat resmi adalah segala komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan  tugas dan kegiatan dinas instansi.

2.Bagian-bagian surat dinas

  kepala surat, tanggal, nomor-lampiran-hal, alamat tujuan, salam pembuka, isi surat, salam penutup, pengirim surat, tembusan, dan inisial.

¨

¨

¨

¨

Hormat kami,

Kepala Kantor

Drs. Iman Baso

NIP 123321123

Int.

¨

¨

¨

¨

¨

¨

¨

¨Tembusan: (salinan surat yang ditujukan pada seseorang atau instansi yang terkait)

  1. ......

  2. .....

¨a. Kepala Surat

¨Kepala surat yang lengkap berisi:

q nama instansi

q alamat lengkap

q nomor telepon

q nomor kotak pos

q alamat kawat

q lambang atau logo

q

¨Masih tentang kop surat

¨Nama instansi ditulis dengan huruf kapital

¨Alamat instansi ditulis dengan huruf awal kata kapital kecuali kata tugas.

¨Nomor kode pos ditulis setelah nama kota tempat instansi itu berada.

¨Contoh kop surat

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL

Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa

Jalan Daksinapati Barat IV, Rawamangun

Jakarta 13220

Kotak Pos 2625 Telepon 4896558, 4812345

¨Tanggal Surat

¨Tanggal surat ditulis secara lengkap.

¨Sebelum tanggal tidak perlu dicantumkan nama kota karena nama kota sudah ada pada kepala surat.

¨Setelah angka tahun tidak dibubuhi tanda baca apa pun.

¨Nama bulan ditulis dengan huruf.

¨

¨Contoh penulisan tanggal surat

KEPALA SURAT

====================================

  22 Oktober 2010

¨Nomor,  lampiran, hal

¨Kata nomor, lampiran, dan hal ditulis dengan diawali huruf kapital dengan diikuti tanda titik dua (:)

¨Jika kata nomor ditulis lengkap, kata lampiran juga harus ditulis lengkap.

¨Jika kata nomor disingkat, maka kata lampiran juga harus disingkat.

¨

¨Contoh:

Nomor  : 511 / SMP DS / X / 2010

Lampiran  :  1 lembar

Hal  : Informasi Kegiatan Sekolah

Atau

No.  : ...

Lamp.  : ...

Hal  : ...

¨Alamat surat

¨Ada dua bentuk penulisan alamat surat, yaitu di sebelah kanan atas di bawah tanggal surat atau di sebelah kiri atas di bawah hal.

¨Untuk menyatakan yang terhormat cukup ditulis Yth.

¨Kata sapaan hendaknya ditulis lengkap (Bapak, Ibu, atau Saudara).

¨Jika nama orang yang dituju bergelar akademik (Dr. dr. Ir. Drs.) atau pangkat (Jendral,Kolonel...) kata sapaan Bapak/ Ibu tidak digunakan.

¨Alamat surat...

¨Jika yang dituju nama jabatan seseorang kata sapaan tidak digunakan.

¨Kata jalan pada alamat surat tidak disingkat, tetapi ditulis penuh.

¨Contoh alamat surat

Yth.  Bapak Darmawan

Kepala Bagian Tata Usaha

Dinas Pendidikan dan Kebudayaan

Jalan Diponegoro Nomor 154

Banjar Baru

¨Penulisan salam

A.Salam Pembuka

  - Dengan hormat,

  - Salam sejahtera,

  - Saudara ... yang terhormat,

B.Salam Penutup

  - Hormat saya,

  - Hormat kami,

¨Contoh paragraf penutup

¨Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

¨Atas perhatian dan kerja sama Saudara yang baik selama ini, kami ucapkan terima kasih.

¨Tembusan

¨Salinan surat yang dikirimkan kepada pihak-pihak lain yang ada hubungannya dengan surat yang bersangkutan

¨Contoh:

¨

¨Tembusan:

   Kepala Bagian Personalia

¨Inisial (sandi)

¨Ditempatkan pada bagian paling bawah sebelah kiri. Inisial merupakan tanda pengenal yang berupa singkatan nama pengonsep dan pengetik surat.

¨Contoh:

¨HA/SS

¨HA singkatan Hidayah Asmuni

¨SS singkatan Sandi Susilo

¨