SURAT MENYURAT

SURAT MENYURAT

Surat adalah media komunikasi dalam bentuk tulisan yang dilakukan oleh seseorang atau lembaga ke seseorang atau lembaga lainnya.

Ciri-ciri surat yang baik

1)  Tidak mengandung makna ganda
2)  Antara penerima dan pengirim memiliki   maksud yang sama
3)  Sederhana
4)  Tepat menggunakan kata dalam   pemakaiannya
5)  Tulisannya tersusun rapi dan berurutan

Bahasa yang digunakan dalam surat

1.Mengutamakan sama derajat
2.Tegas
3.Mudah dimengerti oleh pembaca
4.Menggunakan bahasa yang sopan
5.Jelas antara penulisan dan makna

Fungsi  surat

1.Sebagai media komunikasi
2.Sebagai bukti tertulis
3.Sebagai pedoman kerja dan bertindak
4.Sebagai wakil / duta organisasi
5.Sebagai dokumentasi
6.Sebagai alat pengingat
7.Sebagai bukti historis dan bukti keamanan

Penggolongan surat

Berdasarkan Wujud Surat.
Kartu Pos(Terbuka).Pada umum nya berukuran 15x10 terbuat dari kertas karton.

Warkat Pos(Terbuka).Wujudnya berupa lipatan kertas,bagian isi lipatan yang tertutup dan bagian alamat pada lipatan yang terbuka,lebih ekonomis.

Memorandum/Memo.Digunakan oleh suatu kantor/instansi, biasanya dibuat oleh atasan utuk bawahannya.biasanya berisi,permintaan informasi, pemberian informasi, referensi, himbauan, peringatan, dan penugasan.

Surat bersampul.Merupakan surat tertutup, karena yang mengetahui hanya pengirim dan penerima ,isinya biasanya rahasia.

Berdasarkan isi surat:
Surat Undangan , Surat Pengumuman , Surat Berita acara , Surat Pengantar,  Surat Peringatan,  Surat Laporan, Surat Pemberitahuan,  Surat Permohonan Izin,  Surat Rekomendasi, Surat Permohonan Bantuan,  Surat Perintah,  Surat Balasan, Surat Keterangan,  Surat Perjanjian,  Surat Telegram, Surat Tugas,  Surat Keputusan,  Surat Memo, Surat Edaran, Surat Pengusulan,  Nota Dinas, Surat Pernyataan,  Surat Kuasa

Dalam kaitannya dengan urusan bisnis dikenal adanya,
Surat Bisnis
Surat Permintaan Barang
Surat Penawaran
Surat Pemesanan
Surat Penolakan Pesanan
Surat Pengiriman
Surat Perjanjian

Dalam kepentingannya dengan pribadi/keluarga dikenal adanya,
Surat Lamaran Kerja
Surat Ucapan Selamat
Surat Ucapan Terima Kasih
Surat Ucapan Permintaan Maaf
Surat Ucapan Belasungkawa
Surat Ucapan Persahabatan

Berdasakan Kepentingannya:
Surat Dinas.
Surat yang bersifat kedinasan baik dinas pemerintah maupun dinas swasta,biasanya bersifat resmi dan menggunakan bahasa Indonesia baku.
Surat Niaga atau Surat Bisnis.
Surat yang digunakan dalam dunia bisnis atau perniagaan,biasanya bersifat resmi namun tidak selalu menggunakan bahasa Indonesia baku (fleksibel)
Surat Pribadi.
Surat yang digunakan untuk keperluan pribadi atau keluarga,sifatnya tidak resmi baik struktur surat, bahasa surat maupun penyampaiannya.Namun ada beberapa surat pribadi yang bersifat resmi, misalnya Surat Lamaran Kerja.

Berdasarkan Jumlah Penerimanya.
Surat Biasa.
Surat yang dikirimkan oleh seseorang atau instansi kepada seseorang atau instansi lain.
Surat Edaran.
Surat yang dikirimkan untuk beberapa orang atau instansi, namun masih terbatas.
Pengumuman.
Surat yang ditujukan kepada khalayak ramai (beberapa orang atau instansi yang identitasnya tidak dapat ditunjukkan satu persatu).

Berdasarkan Keamanan Isinya.

Surat Biasa.
Surat yang apabila dibaca oleh pihak lain tidak akan merugikan penerima atau pengirimnya,Misalnya: Surat Undangan dan Surat Edaran.
Surat Rahasia.
Surat yang isinya hanya boleh diketahui oleh pihak yang dituju,tidak boleh diketahui oleh pihak lain.Dan biasannya ditandai oleh kata”RAHASIA”atau disingkat”RHS”.
Surat Sangat Rahasia
Biasanya Surat ini berhubungan dengn keamanan Negara,Biasanya ditandai oleh kata.”Sangat Rahasia” atau disingkat “SRHS”.

Berdasarkan Cara Penyampaiannya.
Surat Biasa
Surat seperti ini biasanya tidak memerlukan jawaban atau tanggapan dengan segera. Namun meskipun begitu,setiap surat harus ditanggapi dengan segera.
Surat Segera.
Surat yang harus segera ditanggapi oleh penerimanya.
Surat Sangat Segera.
Surat yang harus sesegera mungkin harus diketahui dan ditanggapi oleh penerimanya baik pengiriman maupun penyelesaiannya harus sesegera dilakukan,tidak boleh ditunda–tunda.